办房屋租赁合同需的证件
(一)出租方应当准备的文件：
1 房地产产权证(或者类似的文件)
2 如果房屋是共有的话，还需要得到共有人的授权
3 如果是二房东的话，需要得到大房东的书面转租同意书或者原租赁合 同中有转租条款以及原租赁合同复印件。
4 单位需要提供营业执照复印件，个人需要提供身份证复印件
5 如果签约时不能带公章或者合同章的，需要提供加该公章的授权委托书。
(二) 承租方应当准备的文件：
1 法人准备营业执照复印件，自然人准备身份证复印件
2 如果签约时不能带公章或者合同章的，需要提供加该公章的授权委托书。
(三) 中介公司应当准备的文件：
1 根据双方当事人的要求制作的《房屋租赁合同》、《承包合同》或者《联营合同》
2 房地产经纪人资格证书原件及复印件贰份
房屋租赁合同司法解释
第十七条 因承租人拖欠租金，出租人请求解除合同时，次承租人请求代承租人支付欠付的租金和违约金以抗辩出租人合同解除权的，人民法院应予支持。但转租合同无效的除外。
次承租人代为支付的租金和违约金超出其应付的租金数额，可以折抵租金或者向承租人追偿。
第十八条 房屋租赁合同无效、履行期限届满或者解除，出租人请求负有腾房义务的次承租人支付逾期腾房占有使用费的，人民法院应予支持。
第十九条 承租人租赁房屋用于以个体工商户或者个人合伙方式从事经营活动，承租人在租赁期间死亡、宣告失踪或者宣告死亡，其共同经营人或者其他合伙人请求按照原租赁合同租赁该房屋的，人民法院应予支持。
第二十条 租赁房屋在租赁期间发生所有权变动，承租人请求房屋受让人继续履行原租赁合同的，人民法院应予支持。但租赁房屋具有下列情形或者当事人另有约定的除外：
关于租赁合同的诉讼时效
1. 要回机器设备应该没有问题，因为这是物权属性，且租赁人占有且未归还机器的状态一直持续到现在，故时效不是问题;
2. 租赁合同到期后，双方按原合同继续履行而未书面续约或另订合同，法律认为双方订立了一个不定期限的租赁合同。
3. 全部租金能否追回，那要看你租赁合同中关于支付租金时间的约定，如果是按月或按年支付租金(即约定了支付租金的时间)，那么这涉及到一个特殊诉讼时效，我国法律规定“下列的诉讼时效期间为一年：……(三) 延付或者拒付租金的”。你不一定能拿到全部3年的租金，但你可以向法院起诉要求支付从起诉日向前倒推一年至今的租金。
如果合同中只是笼统的约定了租金，未写明必须支付租金时间，那么你可以主张全部的租金。
4. 你这里面还涉及一个债务继承问题。
承租人已经死亡，那么承租人的债务人如果是继承了承租人的遗产，则也相应继承了承租人的债务。你可以(应该)以承租人的全部继承人为被告，起诉要求退还机器并支付相关租金。
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